Polubić zebrania

Zebrania, spotkania, posiedzenia – bez nich trudno sobie wyobrazić demokrację. Choć wiele osób ich nie lubi, to wszyscy od czasu do czasu musimy w nich uczestniczyć. Co zrobić, aby przebiegały one sprawnie i w sposób zgodny z regułami demokracji?

• Po pierwsze, trzeba poinformować uczestników o czasie, miejscu i celu spotkania. Warto też wcześniej przygotować miejsce, w którym będzie się ono odbywać, ustawić krzesła, przynieść coś do picia.
• Każde zebranie musi mieć przewodniczącego – to on otwiera spotkanie, przedstawia jego porządek, czyli tematy, które będą omawiane, udziela głosu, a wreszcie kończy zebranie. Przewodniczący musi też zadbać o to, by spotkanie było protokołowane – w tym celu najlepiej wyznaczyć sekretarza.
• Najważniejsze dla powodzenia zebrania jest trzymanie się ustalonego wcześniej (np. przez przewodniczącego zebrania) porządku obrad. Przewodniczący powinien rozpocząć zebranie od przedstawienia porządku obrad i zapytać obecnych, czy nie mają do niego zastrzeżeń. Uczestnicy mogą zaproponować zmiany, wprowadzać nowe punkty, lepiej jednak sprawy bardzo obszerne i mniej pilne przełożyć na następne spotkanie. Przeciąganie dyskusji na temat porządku obrad może storpedować całe zebranie, przewodniczący musi więc postarać się szybko zamknąć tę sprawę.
• Na początku zebrania warto też przeczytać lub krótko przedstawić protokół z poprzedniego spotkania (można też rozdać jego kserokopie zebranym).
• Osoby zabierające głos powinny mówić wy-łącznie na temat, inni w tym czasie nie przerywają i cierpliwie czekają na swoją kolej. Jeśli chętnych do zabrania głosu jest wielu, można sporządzić listę. Czasem – choć nie zawsze – warto wprowadzić ograniczenia czasowe dla mówców.
• W razie sporu obie strony powinny mieć możliwość zabrania głosu i przedstawienia swych racji. Okazuje się to ważne zwłaszcza w sytuacji, gdy jedna ze stron jest w mniejszości.
• Jeśli w czasie zebrania jest przeprowadzane głosowanie, należy upewnić się, czy wszyscy obecni rozumieją, nad jaką propozycją będą głosować. Głosowanie może być jawne (wówczas głosujący podnosi rękę) lub tajne (na kartkach). Wyniki powinny zostać podane obecnym i zapisane w protokole.
• Przewodniczący zamyka zebranie, dziękując uczestnikom za udział w spotkaniu. Jeśli chcesz, aby na następnym zebraniu też ktoś się pojawił, należy je zawsze zaczynać i kończyć punktualnie.